Você tem certeza de que cobra o valor justo pelos seus serviços? Um simples controle de tempo pode revelar que sua margem de lucro está escorrendo pelas horas não monitoradas.
Você, empresário contábil, provavelmente já se perguntou por que dois clientes tão parecidos demandam valores tão diferentes de esforço do seu escritório. Ou talvez já tenha sentido que o tempo da sua equipe está se perdendo entre tarefas produtivas e outras nem tanto. A boa notícia é que existe uma forma prática de transformar essa intuição em dados concretos, que ajudam diretamente na revisão dos honorários: o controle do tempo.
Muitos torcem o nariz quando o assunto é registrar o tempo aplicado nas tarefas. A primeira reação costuma ser a mesma: “É trabalhoso demais! E não compensa o esforço.” Mas eu proponho que você experimente. Não precisa mudar toda a operação de uma vez. Comece pequeno. E veja com seus próprios olhos.
Entenda onde o tempo está sendo gasto
Imagine que você pegue sua agenda agora e anote os honorários mensais de três ou quatro clientes. Em seguida, estime quanto tempo, em média, sua equipe gasta com cada um deles. O próximo passo é selecionar um desses clientes e pedir que seus colaboradores anotem, durante um mês, todo o tempo efetivamente aplicado nele. Peça que anotem com rigor, incluindo reuniões, ligações, conferências e ajustes. O único tempo que deve ser excluído é aquele que será cobrado como serviço acessório à parte.
Ao final do mês, compare o tempo estimado com o tempo real. Esse pequeno experimento, apesar de ser apenas em um mês, pode acender uma luz importante. É bem provável que você se surpreenda – para mais ou para menos.
Se o resultado parecer relevante, repita com mais um ou dois clientes. Logo, você terá dados suficientes para tomar decisões mais justas e rentáveis sobre seus honorários.
Benefícios claros e diretos
Acompanhar o tempo das tarefas desenvolvidas – tanto do gestor quanto dos colaboradores – traz uma série de benefícios práticos. Entre os principais:
- Conhecimento preciso do tempo gasto por serviço e por cliente.
Isso permite analisar a rentabilidade real de cada contrato e ajustar valores com argumentos sólidos. - Mapeamento das atividades produtivas da equipe.
Nem todo tempo é igual. Saber quanto é usado em tarefas efetivas ajuda a otimizar processos e eliminar desperdícios. - Reconhecimento dos colaboradores mais produtivos.
Quando se mede, é possível valorizar. E colaboradores valorizados tendem a produzir ainda mais. O controle do tempo serve também para premiar, reconhecer e manter talentos. - Identificação de clientes similares com tempos muito diferentes.
Dois clientes com o mesmo faturamento, regime tributário e número de empregados, podem consumir cargas horárias completamente distintas. Isso afeta diretamente a lucratividade. Buscar compreender o que leva a tal diferença, poderá encontrar o equilíbrio que todos gerem lucratividade. - Revisão embasada dos honorários contábeis.
Nada como uma conversa com o cliente baseada em dados. “Veja, você ocupa 14% da nossa carga horária e representa 6% da nossa receita...” A credibilidade de uma revisão aumenta quando ela é justa e comprovada.
E se parecer muito trabalhoso?
Tudo que é novo exige alguma dedicação inicial. Mas não estamos falando de instalar sistemas complexos ou virar sua rotina de cabeça para baixo. Pode começar na planilha, no caderno ou até no bloco de notas do celular. O importante é orientar a equipe com clareza: toda tarefa executada precisa ser registrada com cliente, tipo de serviço, horário de início e término.
Com o tempo, você poderá adotar ferramentas mais automatizadas – ou até um software de controle de tempo. Mas, por ora, o objetivo é um só: entender a realidade da sua operação. É esse conhecimento que permitirá a você assumir o controle dos honorários e da rentabilidade da empresa.
Comece agora, sem medo
Se você leu até aqui, provavelmente já está convencido de que o controle do tempo pode trazer bons frutos. Então não espere um novo mês começar ou por um software milagroso.
Escolha um cliente. Explique à equipe. Registre. Compare.
Você pode estar a poucos dias de descobrir que um cliente que parece “pequeno” na verdade consome uma fatia enorme da sua equipe. Ou que um colaborador que parece “disperso” é, na verdade, um dos mais eficientes.
Controle do tempo não é sobre vigiar. É sobre entender. E só entende bem quem mede com constância.
Em resumo:
✔ O controle do tempo mostra a realidade da carga de trabalho.
✔ Permite revisar honorários com base em dados concretos.
✔ Melhora a gestão da equipe, valorizando quem produz mais.
✔ Ajuda a comparar clientes com base no tempo demandado.
✔ Pode começar de forma simples, com planilhas ou cadernos.
Por que o tempo vale mais que o dinheiro? Porque o dinheiro, quando perdido, pode ser recuperado com trabalho e esforço. Já o tempo, uma vez passado, jamais volta. Por isso, é essencial controlá-lo e aproveitá-lo da melhor forma, tornando cada momento mais produtivo e significativo.
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